リスクマネジメントの重要性は学校も企業も同じ
〜マイナスをプラスに変えたリスク対応とは?〜

入試・広報課 課長 戸所様

業種大学
学生数約1,200人
利用サービス炎上対策(Web監視)

東洋経済紙2020年度調査の「就職に強い大学」で法学部11位にランクインしている平成国際大学様。
今回は元大手メーカー支社長を務められていた入試・広報課 課長の戸所様に、「教育という業界でのリスクマネジメントに対する考え方」や「対策導入で得られた成果」、「4年連続で入学定員数を達成した秘訣」などについてお話を伺いました。

事業内容、ご担当業務をおしえてください

うちの場合は教育機関ですね。担当業務は「入試・広報」、要するに入ってくる方の広報を担当しています。
もっと青臭い言い方をすると、たくさん学生が入ってくるようにする仕事です。HP・ガイドブックなどの作成や、入試に関する活動を主に行っています。

ちなみに私は定年退職後にここ(平成国際大学)へきたので、いま4年目です。私が担当してからは、入試・広報にマーケティングの観点を取り入れました。
その結果、入学定員数を4年連続で達成し、入学者数も年々増加しています。

対策について詳しくお聞かせください

対策導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか?

ちょっと話すのが難しいですね。
実は広報課ではリスク対策はなにもやっていませんでした。なにか起こった時に慌てて火を消すというような状況でした。

それはリスクマネジメントという範疇ではなく、個人で対応しているので、内容もバラバラだったり、見過ごすこともあったりという感じで、率直に危機を感じました。

導入の決め手は何でしょうか?

先述の通り、リスクマネジメントをまったくやっていない状態だったので、対策を講じていかなくてはと考えていました。ですが、なかなか大きく変えていくには難しい状況でした。
それなら、自分の仕事の範囲の中で最低限やっていこうと思っていて、そんな時にジールさんから連絡をいただき、おもしろそうだなと感じました。

でも、そう感じたのは経験に基づくものなんです。
私が以前勤めていた会社で実際にあったことなのですが、商品に不良があり、それがメディアにも大きく取り上げられ、売り上げに相当な影響を受けることになってしまいました。みんな泣きながら必死に働く日々でした。
その時に強く怖さを感じたのは、情報が拡散することによるマイナスの影響、いわゆるレピュテーションリスクというものでした。これもリスクマネジメントのひとつですよね。

マーケティングはブランドを高めるための様々な手段・活動ですが、その中で最も効果がある最強のマーケティングというのは口コミです。
でも、実はマイナスのものも同じレベルの影響力があるものなのです。

良い情報を流していくことは行っているので、逆にその防衛策としてジールさんを選んだということですね。

導入して成果や効果などはありましたか?

凄く良いお話があります。
以前、ある質問サイトに書き込みがあったと、アラートメールと担当営業の方から連絡をいただきました。本学の就職率についての質問だったのですが、それに対して、あまり本学のことを知らない方からマイナスな内容のデタラメな回答が入っていました。
それを見て「これはまずいな」と感じました。そしてすぐに、的確な方法で対応することができました。

このように、そのデタラメの回答をほっといたらマイナスの情報のままWeb上に残ることになってしまっていたのですよね。
だけどそれに対して、タイムリーに正確な情報を書き込むことで、プラスの情報に変えることができました。なにより情報はちゃんとした事実を表に出すことが大切だと思っています。

そしてこの話の中で一番肝心なのが、「ある一定期間のうちに対応しなくてはならない」という点です。
いろんな質問サイトでそうなのですが、質問へ回答できる期間が決まっているので、期間を過ぎてしまうと回答が書き込めなくなってしまいます。
つまり、間違った情報を正すことが出来なくなってしまう。だから今回のような、監視・アラートメールによるタイムリーな情報提供というのはとっても大切だと改めて感じました。
まさにこのために、ジールさんに対策していただいているのですよね。

教育という業界で、「Webによるリスク」はどのようなところにあると感じられますか?

「自分の流した情報がどういう風になってしまうのか?」を分からないでやってしまう。というケースがリスクとして挙げられますね。
例えば過去に、ある学生がネット上で知り合った人に自分の写真や情報を送ってしまい、個人情報が拡散されてしまったことがありました。それを見た方からの電話で気づくことができたのですが、本人はまるでわかっていない状況だったのです。まさかそんなことになっているなんて思ってもいないという感じで。

この場合は大学に影響はありませんでしたが、情報の公開方法によっては大きなマイナスになる可能性はありました。
学生がSNSで大学をおもしろおかしく茶化したつもりが、大学にとって取り返しのつかない大きなマイナス効果になってしまうこともあり得ます。

大学として必要なのは、まずはそういうリスクがあることを周知徹底することだと思います。
単に自分に問題がなければいいという判断ではなく、所属する組織がマイナスにならないようにすることも考えないといけない。そのことを学生だけでなく、大学の教職員の中で、そもそものリスクってどれだけ怖いものかというのを共有化していくことが必要だと思っています。
「こういうことはリスクにつながる。それはやっちゃダメ。」とひとつずつ知ること。

そして、これは企業も学校も同じだと思いますが、若者の氾濫するSNSの情報にさらされている環境ではレピュテーションリスクを取り除きながら運営をしていくことが結局、効率的にブランド力を高める方法ではないかと思います。
導入の決め手でもお話しさせていただきましたが、口コミというのは非常に強い影響力を持っています。
なかでも、書き込みされたり表に出てくるマイナスイメージが1つあるとすると、心の中のマイナスイメージはその10倍以上あると言われています。だからこそ、出てきたマイナス意見というのはものすごく大切なものだと思っています。
これらに対し、適切な対応ができる準備をするということがとても重要だと捉えています。

平成国際大学について詳しくお聞かせください

4年連続で入学定員数を達成、さらに入学者数も年々増加。その要因はなんでしょうか?

大きな要因の一つはWebを重視したところにあります。

うちのHPは見ました?いきなり動画が出てくるでしょ。
あのパターンは3年前に始めたのですが、当時は平成国際大学ともう一校ぐらいしかやっていませんでした。

なんでそう言えるかというと、私がその一校を真似したからなんです。(笑)
だけどいまでは皆それを真似するようになりましたね。
こういった感じで、Webを中心に集めようという動きをしました。

もうひとつは、スマホを武器にするという考えです。高校生が電車に乗ってる姿を見たら、みんなスマホを見ていますよね。
そしてターゲットを明確にした入試広報全般の活動。要するにマーケティングですね。これが一番の鍵だと思います。
こういった考え方は、それこそ一般企業の感覚です。世の中でいったら当たり前のことをやっているだけなのですが、大改革に見える。

もちろん、先ほどの動画の例のように、先進的な取り組みをしている大学は数多くあります。
でも、そうでないところもまだたくさんあるというのが現状です。

あとガイドブックも実は大改革をしていて、学生の笑顔をテーマに大学の雰囲気が伝わるようどこのページを見てもテーマに一貫性のある構成にしています。
来年用にさらに良い内容のものを現在作成中です。楽しみにしていてくださいね!

職員として感じる平成国際大学の良いところはどのようなところでしょうか?

ここの大学の良いところは、素直で気持ちの良い子が多いことだと感じています。
こういう静かな田舎にあって、結構スポーツのクラブに入ってる子が多いので、キャンパスの中で会った時とかも「こんちは」「こんちは」って挨拶してくれますよ。
それとか、クラブの練習があるので普段からジャージ姿の学生も多く、足元を見ると裸足にサンダルだったり。その学生の子に「君何(クラブ)やってるの?」って聞くと「剣道です」といった感じで。

あんまりおしゃれに気を使わなきゃというのでもなく、気持ちの良い子が多いというのがうちの特色だと思います。最近ではイケメンが多いという都市伝説があるということも聞こえてきました。(笑)
また、そういう子が多いので自然と学生のネガティブな書き込みというのも少ないように感じています。

今後の展望についてお聞かせください

格好よく言うならば、「広報を通じてうちのブランドを上げる。」ということなのですが、でもそれって間違いなんですよね。ブランド力をつけていくというのは広報だけじゃできないことだと考えています。
広報や宣伝はあくまでも小手先の技であって、本当は本質的な力、即ち、品質をあげていかなくてはいけないということです。

それは、大学でいったら「学び」です。
「学び」はなにかというと、うちでは就職で良い会社に行く学生が多くなる、というのがブランド力がついてくるひとつだと考えています。

本日はお話いただき、ありがとうございました。

今後の展望についての最後に「なので、私は広報ですが就職の方にも口を突っ込んでいるんですよ。」と、笑いながらお話してくれた戸所様。
その気持ちの良い人柄と自身の職務に取り組む姿勢、前職でのマーケティングに関する深い知識や経験からいただいたお話に、私達もたくさんのことを学ばせていただきました。

学校という土俵で経営を考えたときに、一番に考えるべきは何より「学生のためになること」だとご説明いただいている時や、学生の印象についてお話いただいている時の表情から、なによりこの大学のことが好きな方なのだなと感じました。

これからも引き続き、平成国際大学様とその大切な学生さん達を守っていくためのサポートをしていけたらと思います!

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